4 praktische Tipps bei der Anstellung des ersten Mitarbeiters

4 praktische Tipps bei der Anstellung des ersten Mitarbeiters
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Gerade musste ich schockiert feststellen, dass es schon fast 3 Jahre her sind. Bereits im September 2012 habe ich den Schritt gewagt und den 1. Mitarbeiter angestellt (damals noch als EinPersonenUnternehmen) –  über der Geringfügigkeitsgrenze 😉 Mittlerweile sind wir bei webdots 4 Teamplayer (mit mir) und ich hab einige personelle Hochs und Tiefs hinter mir.

Aus diesen Erfahrungen habe ich einige Learnings abgeleitet und möchte dir damit helfen, meine Fehler nicht zu machen 😉 Oder auch dir jene Sachen aufzuzeigen die du unbedingt machen musst!

1. Tipp: Überprüfe deine Möglichkeiten

Bevor man sich auf die Suche nach einem Mitarbeiter macht, sollte man sein Unternehmen und seine Möglichkeiten kennen. Dabei solltest du folgenden Fragen in den Raum werfen:

  • Kann ich mir das leisten?
  • Nach welchem Zeitraum muss sich der Mitarbeiter selber tragen – ab wann muss er/sie Gewinn abwerfen?
  • Was muss der Mitarbeiter können? (soft und hard facts) / Wobei kann er mich unterstützen?
  • Gibt es eventuell Förderungen?
  • Habe ich Zeit für den neuen Mitarbeiter? (Stichworte: Einschulung, tägliche Abstimmung, Aufgabenverteilung, Kontrolle, …)
  • Welche gesetzlichen Bestimmungen muss ich folgen?

Die größte Herausforderung dabei: die gute alte Zeit. Wo es in den großen Firmen eigene Personalabteilungen gibt, müssen Unternehmer kleinerer Firmen selbst in den Ring steigen. Gerade der erste Mitarbeiter ist ein wesentlicher Meilenstein und man muss auf einiges achten. Was für viele mühsam und ein notwendiges Übel ist, ist ein essentieller Punkt in einer zukunftsweisenden Unternehmensführung. Immerhin entsteht mit dem 1. Mitarbeiter nicht nur Verwaltungsaufwand und Kosten für Gehalt, Sozialversicherung, sowie andere Abgaben, sondern auch eine große Verantwortung.

Das große Thema der Finanzierung

Kann ich mir das leisten? Was muss ich umsetzen wenn ich mir einen Mitarbeiter leisten will? Wie hoch ist mein Stundensatz? Mit welchen jährlichen, zusätzlichem Stundenkontingent kann ich kalkulieren? und noch viele weitere Fragen schwirren im Kopf herum, wenn man sich Gedanken zur Anstellung des 1. Mitarbeiters macht.

Eine gute Basis bietet hier der kostenlose Break-Even-Rechner der WKO. Ganz wichtig dabei ist die Tatsache, dass nicht 100% der Stunden des Mitarbeiters auch verkauft werden können. Es gibt auch sogenannte nicht-produktive Stunden wie zb Angebotslegung, notwendige Kreativphasen, Forschung & Entwicklung oder auch interne Dienstleistungen. Üblicherweise können zwischen 65% und 80% tatsächlich verrechnet werden.

Break Even Rechner der WKO
Break Even Rechner der WKO

Wenn du im Break-Even-Rechner bei Schritt 5 alle Fragen richtig beantwortest, dann scheint auch die bereits diskutierte Förderung des 1.Mitarbeiters durch das AMS in der Berechnung auf 🙂
Du solltest zu diesem Zeitpunkt schon über deinen Umsatz und deine Kosten Bescheid wissen. Um dir da noch ein zusätzliches Werkzeug an die Hand zu geben, gibt es am Ende des Artikels die Möglichkeit ein Excel Dokument für die Stundensatzberechnung zu erhaschen!

Auch der Brutto Netto Rechner der üblicherweise von Arbeitnehmern genutzt wird, kann dir helfen die Kosten zu überblicken. Da gibt es nämlich unter dem Berechnen-Button einen Link / Reiter namens „Dienstgeber“ – den mal drücken und die Augen schnell aufmachen –> wie beim Abreißen eines Pflasters!

Screenshot Brutto Netto Rechner mit aktivem Tab "Dienstgeber"
Brutto Netto Rechner mit aktiven Tab/Reiter „Dienstgeber“ – der orange Rahmen kennzeichnet die wichtigsten Zahlen für den Arbeitgeber

Das Gesetz steht immer über dir 😉

Wenn du das weißt, bist du schon mal einen Schritt weiter. *yeahh* Es gibt jede Menge gesetzliche Vorschriften die ein Arbeitsplatz eines Arbeitnehmers einhalten muss. Das ist natürlich sehr stark davon abhängig was für ein Gewerk du ausführst. So ist das bei mir als PC Arbeiter sehr stark bezogen auf Arbeitsplatz, Belüftung, Beleuchtung, m³ Luft und so weiter. Das wichtige dabei ist zu wissen, dass es gesetzliche Vorschriften zum Arbeitsplatz gibt und dass du diesbzgl. Erkundigungen einholen musst. All diese Informationen kannst du dir schnell aus dem Internet auf der Homepage der Wirtschaftskammer Österreich holen, bei deiner Bezirksstelle der WKO persönlich nachfragen oder aber auch klassisch im Gesetz nachschlagen.

Was auch noch zu berücksichtigen ist ein Kollektivvertrag – wenn vorhanden. Je nach Gewerk kann es sein, dass du ein anderes, wöchentliches Stundenausmaß hast oder zb ein anderes kollektivvertragliches Grundgehalt.

Übrigens: Jeder Arbeitgeber muss ab dem ersten Mitarbeiter eine Arbeitsplatzevaluation durchführen. Das bedeutet, dass er den Arbeitsplatz auf mögliche Gefahren hin untersucht und diese versucht abzuschaffen oder zumindest zu mildern. Musterformulare zum Downloaden und weitere ausführliche Beschreibungen erhält man auch hier zum Beispiel auf der Seite der Wirtschaftskammer.

Zum Thema Büroeinrichtung habe ich ja schon mal 9 Tipps gebloggt.

Reserviere zusätzliche, wöchentliche „Verwaltungszeit“

Klar wird der Schulungsaufwand primär am Beginn des Dienstverhältnisses auftreten, aber es fallen immer auch laufende Aufwände in der Verwaltung an. So musst du dir klar sein, dass auch nach einer intensiven Einschulungsphase Fragen auftauchen und ein regelmäßiger Abstimmungsaufwand einkalkuliert werden muss. Du brauchst Zeit für Mitarbeitergespräche, „Betriebsausflüge“, Überprüfung der Zeitaufzeichnung, Delegieren und später auch Abrechnen der zusätzlich, verrechenbaren Stunden. Am Beginn der Zusammenarbeit wird das auch die Zeit für Kontrolle und das Feedback sein, was die Entwicklung deines Mitarbeiters ermöglicht.

Unterschätze den Verwaltungsaufwand nicht!
Plane und Reserviere Zeit für deinen Mitarbeiter – er hat es verdient!

Worauf ich hinaus will – ziehe dir ca. 2h pro Woche ab (am Anfang wesentlich mehr), die du ausschließlich für deinen Mitarbeiter reservierst.

Die eierlegende Wollmilchsau – das Inserat für den Wunschkandidaten

Sind all die oben genannten Themen abgehandelt, kannst du einmal Ostern und Christkindl auf einen Tag fallen lassen 😉 Wenn du dir andere Stellenbeschreibungen ansiehst, dann gibt es diese Personen nicht, die da gesucht werden. Du solltest dir also eine Liste machen mit fachlichen KnowHow und persönlichen Wunscheigenschaften deines neuen Mitarbeiters. Dann kannst du dir neben diesen Eigenschaften die Priorität stellen: muss dieses KnowHow / diese Eigenschaft vorhanden sein oder ist das ein nice-to-have?

  • Was für Vorkenntnisse/Ausbildungen sind für die ausgeschrieben Stelle erforderlich?
  • Wie viel Arbeit fällt in diesem Bereich an bzw. wie hoch ist der monatliche (dauerhafte) Bedarf?
  • Wie muss sich der Mitarbeiter verhalten um zu mir zu passen / mit mir zu harmonieren?
  • Was kann ich für die Leistung bezahlen?

Und dann kannst du dasselbe nochmal für dich bzw. dein Unternehmen machen:

  • Was kannst du bieten?
  • Warum sollte jemand in deinem Unternehmen anfangen zu arbeiten?
  • Welche Aufgaben soll das neue Mitglied erledigen?
  • Was hebt dich von den anderen ab?

So kannst du einerseits dein Inserat zusammenstellen und andererseits auch die Mindestanforderungen definieren.

Der wohl wichtigste Tipp ist jedoch: Hole dir Feedback! Von deinen Freunden, von deiner Familie, von Mitstreitern und Coaches. Da kommt vielleicht der ein oder andere Gedankenblitz, den du dank rosaroter Brille nicht mehr wahrnimmst.

2. Tipp: Du musst dein Unternehmen als das Allergeilste verkaufen

Das war jetzt die Pflichtübung und nun folgt die Kür. Du hast jetzt die Aufgabe dich mit deinem Inserat von den anderen abzuheben und dich gut zu verkaufen. Mittlerweile musst du nicht nur deine Produkte und/oder Dienstleistungen vermarkten, sondern auch dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren.

Jede muss glaube dass er als Arbeitnehmer bei dir am besten aufgehoben ist
Du musst den Interessenten und Bewerbern klar machen, dass der Job und das Unternehmen für das er sich bewirbt eine einmalige Chance darstellt.

Dafür gibt es viele Möglichkeiten:

  • Tätigkeiten / Aufgabenbereiche
    Die Stelle an sich spricht für dich. Das kann funktionieren – muss es aber nicht 😉 Denn wenn derselbe Job in einem „coolen“ Unternehmen angeboten wird, dann ist dir auch klar wohin die guten Bewerber gehen!
  • Entlohnung
    Bitte beachte dabei, dass es gesetzliche Mindesgehälter gibt und bedenke welche Art von potentiellen Arbeitnehmern du mit dem angegebenen Gehalt anziehst.
  • Umfeld – soft facts des Unternehmens
    Welche Zusatzleistungen bietest du eventuell an? Wie ist das Arbeitsklima? Welche Werte zählen in deinem Unternehmen?
  • Marke
    Die wohl schwierigste Variante ist, dich als Arbeitgeber-Marke zu positionieren. Eine der wenigen die das geschafft haben, sind zum Beispiel Red Bull oder KTM. Es ist eine Ehre bei diesen Betrieben zu arbeiten. Es sprudelt entweder RedBull oder Benzin in deinen Adern wenn du Teil des Unternehmens sein kannst. Und als Arbeitnehmer bist du stolz darauf dort zu arbeiten – es ist kein Job, sondern es ist eine Lebenseinstellung. Du bist als Arbeitgeber also ein Muss in jedem anständigen Lebenslauf 😉

Es ist natürlich auch wichtig deine Stellenausschreibung zu verbreiten – hier gibt es ebenfalls unzählige Möglichkeiten:

  • AMS
    Frage bei deiner Bezirksstelle nach. Die Schaltung im AMS Jobportal ist kostenlos!
  • Facebook
    Entweder bist du selber auf Facebook unterwegs oder du bittest Freunde und Bekannte um die Verbreitung. Geheimtipp: es gibt einzelne Seiten und auch Gruppe je nach Region die sich genau darauf spezialisiert haben. Auch für diese Verbreitung solltest du keinen Euro in die Hand nehmen müssen!
  • deine Website
    Auch auf deiner Website solltest du einen JOB-Bereich haben. Hier kannst du dich nämlich – auch wenn du gerade keine Stelle ausgeschrieben hast – als Arbeitgeber positionieren und vielleicht die oder andere Initiativbewerbung abholen.
  • Online-Plattformen
    Die wohl bekannteste Vermittlung hierbei ist karriere.at – es gibt verschiedenste Formen und Intensitäten die man hier wählen kann. Man kann sich jedoch sicher sein, dass man hier die Masse erreicht.
  • Inserate in Zeitungen
    Diese Form ist mittlerweile nicht mehr so verbreitet und deshalb sollte man sich gut überlegen wo bzw ob man im Print inseriert. Wie groß ist die Reichweite damit? Und wie groß die Streuung? Liest das mein potentieller Arbeitnehmer?
  • Personalvermittlung
    Es gibt natürlich auch die Möglichkeit diese Aufgabe an eine professionelle Personalvermittlung zu übertragen oder ggf. bei Leasing-Unternehmen den Bedarf anzumelden.

Je nach Unternehmen und ausgeschriebene Stelle passen einige der oben angeführten Unterscheidungsmerkmale und auch Vertriebskanäle besser und andere eben gar nicht. Du kannst am Besten entscheiden was zu dir passt. Falls du die Liste noch ergänzen möchtest, so schreib mir doch einfach eine Mail p.faschang@gruenderblog.at

3. Tipp: Wähle mit Bedacht und Weitsicht

Wir nehmen an, du hast jetzt eine Schar an Bewerbungen vor dir liegen und stehst jetzt vor der Qual der Wahl.

Nun kannst du deine Liste von vorher heranziehen und jene Dinge die du aus den Bewerbungen ableiten kannst, mit deinen Mindestanforderungen und nice-to-have’s abgleichen. So erhältst du einen guten ersten Eindruck und weißt auch schon welchen Bewerbern du von vornherein absagst und welche du gerne kennenlernen möchtest.

Tania vom contentcook war vor kurzem ebenfalls auf der Suche nach einem neuen Teammitglied und hat die Bewerber in mehreren Phasen eingeladen bzw. abgesagt

  • Generelle Absagen, weil die Bewerbung die Mindestanforderungen nicht erfüllt hat
  • Einladung zur ersten Runde
    In diesem Fall eine Gruppenrunde, was ich persönlich auch sehr spannend finde. So sieht man auch gleich wie sich die Bewerber im Team verhalten. Das ist natürlich nur bei einer großen Anzahl an Bewerbern möglich.
  • Absagen aus der ersten Runde, die es nicht in die zweite Phase geschafft haben.
  • Einladung zur zweiten Runde
    Ein persönliches Gespräch vor Ort bei Tania, wo man auch inhaltlich schon etwas tiefer gehen kann.
  • Absagen der zweiten Runde
  • Anruf und Zusage an das neue Teammitglied
Bewerber auf Herz und Nieren prüfen
Prüfe deine Mitarbeiter auf menschlicher und fachlicher Ebene!

Wer genau wie ich nicht diese Masse an Bewerbern hatte wie Tania, der sollte auf eine Runde verzichten. Dafür können die persönlichen Termine mehr Zeit in Anspruch nehmen und man kann die Bewerber mit kleinen Tests auf Herz und Nieren prüfen. Ich habe zum Beispiel meinen Bewerbern – wenn die persönliche Ebene gestimmt hat – einen HTML/JavaScript Code vor die Nase gehalten und wollte wissen warum die Website nicht funktioniert 🙂 So kann man auch gleichzeitig Stress-Situationen simulieren und sieht wie der Bewerber damit umgehen kann.

Zusammengefasst kann man sagen, dass sowohl die menschliche Ebene, als auch die fachliche Ebene bei Bewerbungsgesprächen geprüft werden sollte. Vor allem wenn es der erste Mitarbeiter ist, darf die menschliche Ebene nicht zu kurz kommen. Wenn man vom Einzelkämpfer-Modus auf Teamkämpfer umstellt, dann sollten zumindest beide am selben Ende des Seils stehen!

Noch ein kurzer Exkurs zur Bewerber-Absage: Nimm dir bitte auch Zeit dafür. Du kannst auch ein vorgefertigtes Schreiben an Alle schicken, aber lasse keinen in der Luft hängen. Das ist erstens nicht fair und zweitens kann das böse Karma wieder zurückkommen. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Es gibt nichts schlimmeres wenn man keine Rückmeldung auf eine Bewerbung erhält! Du weißt nie ob du diese Person vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt im Unternehmen brauchst oder auch wie diese Person über dein Unternehmen gegenüber Freunden / Bekannten / Verwandten spricht.  Formuliere eine seriöse und faire Absage und erlaube dir die Bewerbung in Evidenz zu halten. So hast du beim nächsten Mal auch schon einen Bewerberpool ohne einen Finger gerührt zu haben.

4. Tipp: Ohne Arbeitsvertrag wirst du bluten

Wie in der Geschäftswelt mittlerweile üblich, wenn du nichts schriftliches vereinbart hast, dann bist du im Streitfall der Gelackmeierte. Auch wenn du vielleicht zu Beginn denkst du hast das große Los gezogen und du wirst für immer glücklich mit deinem Mitarbeiter sein, so sei doch bitte so realistisch und ziehe in Erwägung dass dieser dich auch einmal verlassen kann 🙂

In diesem Dienstvertrag sollten folgende Dinge geregelt sein:

  • Gehalt / Einstufung
  • wöchentliches Stundenausmaß / Arbeitszeit
  • Beginn des Dienstverhältnisses / Probezeit
  • Dienstort
  • Arbeitsbeginn / Gleitzeit
  • Dienstverwendung
  • Dienstreisen
  • Gehaltszahlung
  • Dienstverhinderung
  • Überstunden / Mehrarbeit
  • Urlaub
  • Kündigung
  • Arbeits- und Verschwiegenheitspflicht
  • Nebenbeschäftigung
  • Konkurrenzverbot und ggf. Konventionalstrafe
  • Ausbildungskosten
  • Meldepflichten des Arbeitnehmers

Dank der Wirtschaftskammer gibt es auch hier eine Art Datenbank die uns Unternehmern zur Verfügung gestellt wird. Die Vertragsmuster Plattform der WKO ist wirklich sehr umfangreich und bietet eine gute Basis!

Mache einen Dienstvertrag - da freuen sich beide Seiten.
Dienstvertrag unterzeichnen und auch im schlimmsten Fall auf alles vorbereitet sein.

Auch wenn du denkst du bist nur ein kleines Unternehmen und hast nur einen Mitarbeiter – bestehe auf einen Dienstvertrag! Nimm dir diese Zeit du wirst am Ende eines Dienstvertrages glücklich darüber sein. Und das gilt für beide Parteien – eine klare Regelung vermeidet Streitigkeiten! Lieber zu Beginn ein paar mehr Vereinbarungen treffen und gemeinsam festhalten, als später ohne Regeln dazustehen. Das erhält den Hausfrieden aufrecht

Excel zur Stundensatz-Berechnung

Wenn du unsere Blogbeitrag teilst, dann bekommst du Zugriff zum kleinen Helferlein der Stundensatz-Berechnung. DANKE!

Fazit

Der Punkt Personal ist existenziell für ein junges Unternehmen, schließlich kann die Firma nur so gut sein, wie die Leute die für dieses Unternehmen arbeiten. Es lohnt sich also durchaus im Voraus etwas Zeit zu investieren und sich weitgehend zu informieren und gut vorzubereiten! Du wirst den Punkt erreichen wo du Verantwortung abgibst und deinem Team vertrauen musst! Das Team muss nicht nur hinter dir und dem Unternehmen stehen, sondern die ganze Philosophie und Arbeitsweise teilen, um das Unternehmen gemeinsam stark zu machen.

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Patrizia

Gründer und CEO bei webdots GmbH
Patrizia Faschang ist Gründerin und leidenschaftliches Online Marketier bei webdots.at. webdots hat ihren Sitz in Altheim (zwischen Oberösterreich und Salzburg) und ist ein fairer Partner für alle Themen im Bereich Website- & OnlineShop Entwicklung, SEO (Suchmaschinenoptimierung), SEM / AdWords und Online Marketing. Hauptzielgruppe sind Gründer, EPU, KMU und Vereine.

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2 Gedanken zu „4 praktische Tipps bei der Anstellung des ersten Mitarbeiters“

  1. Vielen lieben Dank für diesen ausführlichen und vor allem informativen Bericht. Dieser hat mir wirklich sehr weitergeholfen.

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