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Rechnungen gesetzeskonform erstellen: das ist wichtig!

Fehlerhafte Rechnungen führen schnell zu Problemen. Sie kosten Zeit und Geld. Um das zu vermeiden, solltest du bereits bei der Rechnungserstellung auf die gesetzeskonforme Umsetzung der Rechnung achten.

Rechnungen mit Ausweisung der Umsatzsteuer

Stellst du Rechnungen aus, auf denen die Umsatzsteuer ausgewiesen ist, musst du dich an die Anforderungen laut Umsatzsteuergesetz halten. Folgende Punkte sind ab einem Betrag von über € 400,- obligatorisch:

  • Name, Anschrift und Umsatzsteueridentifikationsnummer des Lieferanten
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge der Handelsware oder Leistungsumfang
  • Lieferdatum
  • Preis inklusive Steuersatz und Steuerbetrag (alternativ braucht es einen Hinweis bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung).

Weitere wichtige Merkmale bestehen im Ausstellungsdatum sowie der fortlaufenden Rechnungsnummer. Ab einem Rechnungsbetrag von mehr als € 10.000,- gehört die UID-Nummer des Leistungsempfängers zu den obligatorischen Angaben. Stellst du eine Rechnung unter € 400,- mit Umsatzsteuerausweisung aus, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung. Bei dieser reichen:

  • Dein Name und die Anschrift
  • Warenmenge oder Leistungsumfang
  • Lieferdatum und Ausstellungsdatum
  • Preis mitsamt Steuersatz sowie

Geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über, dann musst du auf die Merkmale einer Reverse-Charge-Rechnung achten. Dabei braucht es zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers sowie ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld. Bei dieser Art der Rechnung weist du keinen Steuersatz oder einen Steuerbetrag aus.

Bei Kleinunternehmern, die keine Steuer an das Finanzamt abführen, greift die Kleinunternehmerregelung. Auf der Rechnung ist der Vermerk „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ anzugeben.

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Welchen Vorteil bringen elektronische Rechnungen mit sich?

Von der Übermittlung elektronisch gefertigter Rechnungen profitieren Unternehmen aus Kostengründen. Entfällt der Versand von Papierrechnungen, besteht die Chance, bis zu 80 Prozent der bisherigen Kosten einzusparen. Bei der elektronischen Rechnungsübermittlung gilt es:

  • die Echtheit der Herkunft nachzuweisen
  • die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten
  • die Lesbarkeit zu überprüfen

Um die Rechnungsprozesse zu optimieren, empfiehlt es sich, den Versand an einen Multichannel-Kommunikationsdienstleister zu übertragen.

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Registrierkasse nutzen: Für welche Unternehmen besteht Registrierkassenpflicht?

Für Unternehmer, die einen Jahresumsatz von über € 15.000,- aufweisen, gilt die Registrierkassenpflicht. Gleiches gilt für Firmen mit Barumsätzen von mehr als € 7.500,-. Damit die Kassenpflicht eintritt, gilt es, diese Umsatzgrenzen zu überschreiten. Seit dem 1. April 2017 ist obligatorisch eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden. Die Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, gilt seit dem Jahr 2016. Als Registrierkasse nutzen die Unternehmen beispielsweise serverbasierte Aufzeichnungssysteme.

Vor dem Ausstellen einer Rechnung sollte man sich also vergewissern, welche Daten per Gesetz ausgewiesen werden müssen. Für die diversen Regelungen gibt es aber Abhilfe mit Vorlagen und Tools, mit denen die korrekte Erstellung einfacher gemacht wird.

 

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Tanja Fery

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