Eine gut strukturierte Zeitplanung ist heute wichtiger denn je, besonders wenn der Weg zur Arbeit lang ist. Durch Laptop, Tablet und Smartphone können Büroangestellte in öffentlichen Verkehrsmitteln bequem auf dem Weg zur Arbeit oder nach Hause arbeiten. Das ist insbesondere für alle interessant, die oft auf Geschäftsreise sind. Doch welche Apps und Programme benötigt man für ein mobiles Büro?
Grundlegende Apps, die jedes mobile Büro benötigt
Kein Büro kommt ohne ein umfangreiches Text-Programm aus. Dieses muss neue Texte erstellen und vorhandene Texte bearbeiten können. Es bietet sich an, soweit es möglich ist, die entspreche App zu dem Programm zu verwenden, die auch im Büro vorhanden ist. Sonst kann es zu Formatierungsfehlern etc. kommen. Die meisten Büros verwenden Microsoft Word. Für Android gibt es hier die entsprechende Applikation. Alternativ existieren in diesem Bereich auch verschiedene Open-Source Lösungen. Außerdem sind je ein Programm für das Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und eine App für Präsentationen Pflicht. Die App Quickoffice vereint die Funktionen mehrere Office-Programme. Es gibt sie für iOS und Android.
Nützlich ist auch ein elektronisches Notizbuch. Hier gibt es verschiedene Softwarelösungen, in denen Notizen, Termine und Informationen festgehalten werden können. Durch die Synchronisationsfunktion können die Daten auf mehreren Geräten zeitgleich aktualisiert werden.
Drucken von unterwegs
Mittlerweile gibt es verschiedene Apps, die das Drucken von unterwegs ermöglichen. Dafür benötigt man ein mobiles Endgerät und einen internetfähigen Drucker. In der App muss der jeweilige Drucker registriert werden, anschließend kann diesem von überall aus ein Druckauftrag erteilt werden. Alternativ verfügen einige Drucker über eine eigene E-Mail-Adresse, über die man dem Drucker das zu druckende Dokument zustellen kann. So können Kollegen im Büro das ausgedruckte Dokument direkt entgegennehmen. Einige Apps geben zusätzlich Informationen über fehlendes Papier oder niedrige Tinten- bzw. Tonerstände. In diesem Fall kann man direkt in einem Online-Shop, wie beispielsweise tonerpartner.at, neues Material bestellen.
Dokumente und Bilder mit den Kollegen teilen
In der heutigen Zeit können Bilder und Dokumente über das Internet mit der ganzen Welt geteilt werden. Das können sich auch Unternehmen zu Nutze machen. Installiert man ein entsprechendes Programm auf verschiedenen Endgeräten, können ständig aktuelle Daten via Cloud empfangen werden. Stellt man nun von unterwegs aus ein Dokument in die App, können die Mitarbeiter im Büro automatisch auf dieses zugreifen und es bearbeiten.
Weitere nützliche Apps für das mobile Office
Wer Probleme mit der Rechtschreibung hat oder sich versichern will, dass sich in die E-Mail an den Geschäftspartner kein Tippfehler eingeschlichen hat, der ist mit dem Programm QuickSpell gut bedient. Dieses markiert automatisch falsch geschriebene Wörter in E-Mails, SMS oder auf Facebook. Mit dem Handy Scanner Pro können Nutzer schnell und einfach Dokumente scannen. Auch das kann von unterwegs nützlich sein. So können Dokumente gescannt und direkt an Kollegen weitergeleitet werden.
Auch eine App für Notizen sollte nicht fehlen. Das Programm Evernote hilft dem Anwender dabei, seine Gedanken zu ordnen. Es können nicht nur Notizen erstellt, sondern auch Bilder und Tonaufnahmen verwaltet werden.
Fazit
Mit einigen Apps kann man sich ganz einfach ein mobiles Büro aufbauen. Die entsprechenden Programme sollten dabei je nach Tätigkeitsfeld gewählt werden. Doch nicht nur die richtige Software, auch die Hardware ist dabei wichtig. Wer beispielsweise viele Texte schreiben muss, sollte über die Anschaffung einer externen Tastatur für den Tablet-PC nachdenken. Das lange Schreiben mit der integrierten Tastatur kann auf Dauer nämlich beschwerlich sein.
Patrizia