Immer wieder werde ich gefragt, welche Tools ich für bestimmte Dinge empfehlen kann. So hab ich vor kurzem ein Interview für thegap zum Thema „Die besten Apps für die Arbeit in der Kreativwirtschaft“ gegeben. Deshalb dachte ich mir, ich sollte dies auch unseren Lesern am Gründerblog im Detail zur Verfügung stellen. Und here we are.
Zur Info: Wir bei webdots (5 fixe Mitarbeiter, teilweise dezentral + 4 KooperationspartnerInnen/Freelancer) nutzen gemeinsam folgende Tools.
1. Datensync mit Dropbox Business
Zur gemeinsamen Dateiverwaltung ist das ideal. Wir haben verschiedene Ordner, die teilen wir nur mit webdots oder auch mit KooperationspartnerInnen. Oder sogar mit unseren Kunden – je nach Einsatzgebiet & -dauer.
Durch die Clients die es für jedes Betriebssystem gibt, haben wir die Daten überall synchron: alle Workstation im office, allen Notebooks die unterwegs sind und sogar auf iPads und iPhones. Gleichzeitig können wir dadurch im Fall eines defekten Gerätes sicher sein, dass keine Daten verloren gehen.
Mit dem neu herausgebrachten Smart-Sync kann man auch den Speicherbedarf gering halten, was mir vor allem für unsere Notebooks gelegen kommt. Mit Smart-Sync bestimmst du welche Ordner du wirklich synchron auf der Festplatte hast und welche Ordner du nur als „Vorschau“ bekommst – das heißt du siehst zwar die Ordner und Daten, aber sie liegen nicht lokal, sondern online. Bei Klick auf eine Datei erfolgt erst der Download.
Kosten: für 5 Benutzer Dropbox Business mit insgesamt 5 TB liegen wir bei ca. 700 USD pro Jahr. Ab sofort gibt es jedoch neue Pakete & Tarife für Dropbox Business
2. Einfache Buchhaltung mit FastBill
Fastbill nutzen wir für die Kundenverwaltung, Angebotslegung, Rechnungslegung und Mahnwesen. Für uns das ideale System weil wir auch die wiederkehrenden Rechnungen für jährliche Wartungspauschalen oder das Hosting vollautomatisch abwickeln können. Wir verschicken unsere Rechnungen nur noch digital. Ein weiteres Plus: auch ein DATEV export ist möglich.
Dazu haben wir bereits einmal ausführlicher gebloggt: Das papierlose Büro – so einfach geht’s mit Fast Bill
Kosten: Aktuell 50 EUR pro Jahr, wobei wir auch hier noch in einem alten Tarif sind. Aktuelle Tarife, Funktionen und Pakete gibt es auf der Website von Fastbill nachzusehen. Mit dem Rabattcode WEBDOTS kannst du Fastbill auf jeden Fall 2 Monate kostenlos testen!
3. Projekte im Griff mit JIRA
Ideal zum Projektmanagement. Wir verwalten hier nicht nur unsere Projekte, sondern auch Supportanfragen unserer Kunden. Wir können Tickets Personen zuweisen, vereinbarte Aufwände hinterlegen, Stunden aufzeichnen und Tickets mit Erinnerungen versehen. Und auch hier haben natürlich unsere KooperationspartnerInnen ebenfalls Zugriff zu den gemeinsamen Projekten.
Kosten: Für 10 Nutzer aktuell ca. 30 USD pro Jahr (selbstgehostet, inkl. Updates & Plugins)
4. Bildkomprimierung mit kraken.io
Ein Online Tool mit welchem wir nicht nur die Bilder im Sinne von Auflösung verkleinern können, sondern auch hinsichtlich Dateigröße. Dieses Tool entfernt die Metadaten aus den Bildern und so sind Einsparungen von 75% bei bereits für web-optimierte Bilder keine Seltenheit. Kraken.io ist meiner Meinung nach ein perfektes Tool um die Bilder fürs Web vorzubereiten.
Kosten: Kraken gibts auch kostenlos. Wir verwenden jedoch aktuell die Basic Version und zahlen daher 90 USD pro Jahr.
5. Kundenkommunikation mit Mailchimp
Nutzen wir für uns und unserer Kunden als Newsletter-Tool. Erfüllt die Double-Opt-In Vorschriften und kann ideal zu jeder Website verwendet werden. Ist ein Newsletter-Tool losgelöst von der Website, so ist man viel flexibler. Bei Mailchimp kann der Benutzer per Drag and Drop seinen Newsletter zusammenstellen und seine bestehenden Adressen importieren.
Auch zu Mailchimp gibt es bereits einen detaillierteren Blogartikel:
Newsletter Marketing – ein einfaches Tool zur Kundenkommunikation
Kosten: Bis zu 2000 Empfänger und 12000 Mails pro Monat ist das Tool sogar kostenlos.
6. Passwort-Management mit Keepass
Wir nurtzen Keepass zur Passwortverwaltung über mehrere PCs hinweg. Da wir nicht nur zu unseren Tools Zugang brauchen, sondern auch zu allen Hostern, Websites, FTP und DB Accounts unserer Kunden, ist es notwendig, diese zentral zu verwalten. Wichtig ist hier natürlich nicht nur die Sicherheit, sondern auch die einfache Verwaltung über mehrere Benutzer / PCs / Browser hinweg. Keepass hat außerdem noch AddOns für diverse Browser und somit ist eine Integration in den Arbeitsalltag perfekt.
Kosten: Keepass ist ebenfalls kostenlos.
7. Kommunikation mit Franz
Um die verschiedenen Kanäle zentral zu verwalten, nutze ich FRANZ. FRANZ ist das zentrale Management von zb Whats App, Skype, Facebook Messenger, Facebook Seiten-Nachrichten und vielen mehr. Somit brauche ich nicht zig Geräte oder Browser Tabs offen haben, sondern hab nur 1 Tool. Und am PC bin ich natürlich auch viel flinker mit dem Antworten 😉
Kosten: FRANZ ist kostenlos, freut sich aber über eine Spende 😉
8. Posteingang im Griff mit Activeinbox
Vor ein paar Wochen habe ich einen Hilferuf auf Facebook abgesetzt. Und da habe ich von mehreren Seiten den Hinweis zu Getting Things Done bekommen. Zusätzlich kam dann noch ein Hinweis zu ActiveInbox. Also hab ich mir das mal genauer angesehen. Getestet. Und war nach nicht mal einer Woche von über 100 nicht bearbeiteten E-Mails auf 0. Also ZERO INBOX. Das hatte ich schon über 2 Jahre nicht mehr.
Das Prinzip ist ganz einfach:
- alle E-Mails die weniger als 2 Minuten meiner Zeit bedürfen um Sie zu beantworten, erledige ich sofort
- alle anderen E-Mails werden zwar beantwortet mit dem Hinweis dass ich die E-Mail bekommen habe und zu einem späteren Datum antworten werde
- diese E-Mails werden dann auf dieses Datum datiert und erscheinen dann wieder auf meiner ToDo
- damit erstellt sich dann automatisch eine tägliche ToDo, die natürlich manuell um Aufgaben erweitert werden kann
Kosten: 3,30 USD pro Monat für meine persönliche Inbox
9. Terminmanagement mit Doodle
Wer schon mal versucht hat zwischen 4 verschiedene UnternehmerInnen einen Termin zu vereinbaren, wird schon das ein oder andere graue Haar kassiert haben. Doodle kann dabei unterstützen und zwischen verschiedenen Parteien vermitteln 😉
Das Tool kann sowohl bei der Terminfindung als auch bei der Wahl einer Entscheidung unterstützen.
Kosten: das Tool ist kostenlos. Eine Premium Funktion bietet eine werbefreie und dafür frei gestaltbare Oberfläche an.
Und welche Tools und Helferlein unterstützen dich im Alltag?
Patrizia
Sicher nur eine kleine Auswahl jener Tools, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Das tolle ist, das wirklich sehr viele brauchbare Tools heute kostenlos angeboten werden. Und selbst wenn Kosten anfallen, halten sie sich oft im Rahmen.
Gerne mehr Artikel dieser Art!
Danke für die Übersicht. Mittlerweile gibt es ja sehr viele Tools, die auch das Tagesgeschäft erleichtern.
Wäre fein, wenn diese Serie fortgesetzt wird. Derartige Tipps sind immer gut!