Die neue Registrierkassen-Verordnung oder Registrierkassen-Pflicht bzw. genauer gesagt „Registrierkassensicherheitsverordnung“ (RKS-V), ist in aller Munde.
Doch scheint noch einiges an Verwirrung zu herrschen …
Die neue Regelung tritt mit 01. April 2017 in Kraft bzw. muss ab diesem Datum die Registrierkassa den aktuellen Anforderungen entsprechen. Daher ist es ratsam sich bald mit dem Thema auseinanderzusetzen. Insbesondere deshalb weil in der Regel ein Update durch den Kassenanbieter notwendig sein wird, welches ungefähr eine Stunde Zeit beansprucht und die Termine vermutlich knapp werden.
Daher step-by-step:
Brauche ich überhaupt eine Registrierkassa?
Du brauchst eine wenn:
- Dein Umsatz über € 15.000,- (pro Jahr) beträgt
- UND die BAR-Umsätze über € 7.500,- (auch Bankomatzahlungen gelten als Barumsätze (!)) betragen.
Sollten die Grenzen im Vorjahr nicht erreicht worden sein, diese unterjährig jedoch überschreiten dann hat man zwei Monate Zeit um eine Kassa anzuschaffen.
Bis 31.03.2017 gibt es noch eine Prämie in Höhe von € 200,- für die Anschaffung einer entsprechenden Kassa (Antrag beim Finanzamt durch das Formular „E 108c“) – sollte daher davon ausgegangen werden, dass die Grenzen überschritten werden, würde ich, der Prämie halber, noch vorm 31.03.2017 eine Kassa anschaffen.
Was ist zu tun für die Adaption 04.17?
- Kontakt mit dem Software-Hersteller aufnehmen und Termin vereinbaren
Es ist mit ziemlicher Sicherheit (sofern die Kassa nicht gerade eben erst angeschafft wurde) bei bestehenden Kassen ein Update notwendig – sollte diese schon älter sein kann es leider auch sein, dass kein entsprechendes Update mehr durchgeführt werden kann und somit eine neue angeschafft werden muss.
- Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
Frage deinen Softwarehersteller bei der Terminvereinbarung ob du diese von ihm erhältst!
Um die Belege digital zu Signieren ist eine Signaturerstellungseinheit, ein sogenanntes Zertifikat, nötig. Dies ist in aller Regel eine Signaturkarte, ähnlich der eCard. Es gibt drei Anbieter für die Signatureinheit – A-Trust, Globaltrust und PrimeSign. Bitte kläre mit deinem Softwarehersteller, welcher Anbieter von deiner Kassa unterstützt wird. Es sind nicht alle Kassen mit allen Signaturanbietern kompatibel. Solltest du das direkt vom Hersteller erhalten, dann musst du das natürlich nicht extra abklären.
Solltest du eine Signaturkarte beantragen, ist dazu auch ein Kartenlesegerät anzuschaffen. Bei der Möglichkeit der Online-Signatur wird kein Kartenlesegerät benötigt, allerdings muss die Kassa damit ständig online sein.
(Kosten zB A-Trust € 9,- für die ersten fünf Jahre für die Signaturkarte und netto € 11,50 für das Kartenlesegerät – Webshop auf www.a-trust.at).
- Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkassa
Diesen Punkt sollte der Softwarehersteller erledigen. Das passiert in der Regel durch das bereits oben erwähnte Softwareupdate.
Das bedeutet, dass eine Verbindung zwischen der Registrierkassa und der Signaturkarte hergestellt wird.
- Erstellung des Startbeleges
Erstellung eines Geschäftsfalles mit dem Betrag Null (0)
- Registrierung der Kassa über FinanzOnline
Solltest du keine Zugangsdaten haben, bitte rechtzeitig anfordern oder mit deinem Steuerberater Kontakt aufnehmen.
Es gibt ein Video-Tutorial der Wirtschaftskammer dazu:
- Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App
Die App steht gratis als Download in folgenden App-Stores zur Verfügung:
- Laufender Betrieb
- Monats- und Jahresbelege (zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null (0)) sind zu erstellen und aufzubewahren. Der Jahresbeleg ist mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen.
- Quartalsweise ist ein Datenerfassungsprotokoll auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern und für mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Was bedeutet die neue Registrierkassenpflicht genau?
Es ist jede Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Jeder Beleg wird digital signiert (mittels QR-Code), ein Umsatzzähler geführt und ein Datenerfassungsprotokoll mitgeschrieben. Der Umsatzzähler wird dabei verschlüsselt gespeichert, wofür ein Schlüssel, der sogenannte „AES-Schlüssel“ notwendig ist.
Weiterführende Informationen
- Verordnung im RIS (Rechts-Informations-System)
- weitere Video Tutorials der WKO
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