Gestapelte Ordner und Papierberge, die für Chaos sorgen, aber jahrelang aufbewahrt werden müssen – klassische Buchhaltung kann richtig lästig sein. Deshalb widmen wir uns dem Thema der papierlosen Buchhaltung, bei der es einige Regeln zu beachten gilt.
Übergangsphase der traditionellen Buchhaltung zur digitalisierten Buchhaltung
Es ist nur wenige Jahre her, als noch praktisch alle Belege auf Papier gedruckt und versendet wurden. Heute ist es eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnungen einfach online verschickt werden, wobei festzuhalten ist, dass auf Kundenwunsch hin immer auch eine ausgedruckte Rechnung bereitgestellt werden muss.
Für die Buchhaltung sind auch noch andere Aspekte der Digitalisierung, abseits der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, relevant. So können auch alle Bankbuchungen als CSV-Dateien einfach digital weiterverarbeitet werden und die Prüfung der Zahlungseingänge kann ebenso digital, teilweise sogar automatisiert, erfolgen.
Der Bund ist hier sogar Vorreiter und akzeptiert schon seit mehreren Jahren nur noch digitale Rechnungen, wenngleich diese auch über ein ziemlich kompliziertes System eingereicht werden müssen.
Was ist papierlose Buchhaltung?
Die papierlose Buchhaltung ist gewissermaßen das Meta-Ziel fortschrittlicher Buchhaltung. Völlig auf Papier zu verzichten wird schwierig, das zeigte sich auch schon, als lange Zeit das papierlose Büro angekündigt wurde, nachdem sich die Computer verbreitet haben. Die Buchhaltung zu digitalisieren ist nun allerdings für viele Unternehmen Realität geworden – mit allen Vor- und Nachteilen, die sich daraus ergeben.
Vorteile und Nachteile digitaler Buchhaltung
- Der größte Vorteil liegt auf der Hand, nämlich, dass die Zeiten der Papier-Massen vorbei sind. Es werden keine Ordner mehr benötigt und somit auch deutlich weniger Lagerplatz, denn schließlich müssen alle Belege für potentielle Finanzprüfungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Abgesehen davon ist es gut für die Umwelt, nicht zahllose Belege auszudrucken.
- Mit diesen Umstellungen gehen Kosteneinsparungen einher. So fallen keine Portogebühren mehr an, es muss weniger Papier gekauft werden, Druckerpatronen und Kuverts werden eingespart. Ist die digitale Buchhaltung erst einmal etabliert, lässt sich auf diese Weise auch jede Menge Arbeitszeit sparen.
- Allerdings stellt die digitale Speicherung der Daten auch immer ein gewisses Risiko dar, wenn dies nur halbherzig passiert. Wichtig ist, dass die Speicherung absolut sicher erfolgen muss und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Von Beginn an musst du bei der Umstellung auf papierlose Buchhaltung darauf achten, systematisch und sehr strukturiert vorzugehen. Es ist außerdem unbedingt nötig, immer auf dem neuesten Stand der Anforderungen zu bleiben und gegebenenfalls auf das Fachwissen eines Steuerberaters zurückzugreifen, wenn du dir bei gesetzlichen Vorgaben unsicher bist.
Wie machst Du Deine Buchhaltung papierlos?
Wenn du dich entschieden hast die Buchhaltung deines Unternehmens künftig papierlos zu gestalten, solltest du nicht einfach irgendwie damit beginnen. Überlege dir genaue Prozessschritte und dokumentiere diese auch entsprechend für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Du solltest dabei folgende Fragen klären:
- Welche Belege werden gescannt?
- Wie werden die Belege gespeichert? (Format, Bezeichnung etc.)
- Wo werden die Belege gespeichert?
- Wer hat Zugriff auf die gespeicherten Dokumente?
- Wie werden die Dokumente zukünftig an Deinen Steuerberater übermittelt?
- Wie sicherst Du alle Dokumente ausreichend ab?
Wichtig ist dann auch noch die Buchhaltung selbst. Denn wenn du diese bisher teilweise noch auf Papier erstellst, ist es nun auch an der Zeit dich nach einer passenden digitalen Lösungen umzusehen.
Was Du bei der papierlosen Buchhaltung beachten musst
Die strukturierte Vorgehensweise und die klare Kommunikation der neuen Abläufe ist erst der Anfang. Bei der Umstellung auf papierlose Buchhaltung gibt es noch weitere Faktoren, die du im Auge behalten solltest.
Neben den zuvor aufgelisteten Fragen ist etwa auch zu klären, wann die Digitalisierung von Belegen erfolgt. Hier ist eine einfache Möglichkeit, dass immer unmittelbar nach dem Erhalt von Papierbelegen der Prozess der Digitalisierung beginnt und diese sofort entsprechend gescannt und gespeichert werden.
Sicher speichern und rechtliche Vorgaben beachten
Grundsätzlich werden gescannte Dokumente auch vom Finanzamt akzeptiert. Wichtig ist, dass du auch bei diesen Dokumenten alle Aufbewahrungsfristen einhältst, etwa die bei Rechnungen typischen sieben Jahre. Als Format werden auch PDF-Dateien akzeptiert. In Österreich gibt es zudem die Vorgabe, dass digitale Dokumente in genau jenem Format zu speichern sind, in dem sie auch empfangen wurden.
Bedenke dabei immer, dass du diese Informationen selbstverständlich nicht irgendwo lokal speichern darfst. Würde das lokale Speichermedium, etwa ein Laptop, beschädigt, könntest du nicht mehr auf die Daten zugreifen und hättest massive Probleme. Wähle also einen sicheren Speicherort, der von deinem Gerät unabhängig ist. Eine weitere Möglichkeit ist es, zusätzlich den Steuerberater zu bitten, ebenso alle Dokumente zu speichern.
Besonders naheliegend ist es, die papierlose Buchhaltung gleich mit einer professionellen Software zu verbinden. Über die Software-Lösung stellst du sicher, dass du immer alles im Blick hast und auch neuesten rechtlichen Vorgaben durch den Softwareanbieter berücksichtigt werden.
Wann ist ein eingescanntes Dokument rechtssicher?
Das Finanzministerium stellt dazu recht allgemein gefasste Aussagen zur Verfügung, etwa, dass PDF-Dokumente grundsätzlich akzeptabel sind. Ein weiterer Faktor ist hier aber auch das Stichwort „GoBD“ – in Österreich besser bekannt als die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die eingehalten werden müssen. In aller Munde waren diese Regelungen besonders durch die Einführung der Registrierkassenpflicht, durch die sichergestellt werden sollte, dass keine Belege mehr „verschwinden“ können, wie es typischerweise der Gastronomie unterstellt wurde.
Wichtig ist daher, dass gemäß diesen Vorschriften die Speicherung so erfolgt, dass sie sicher ist (z.B. durch einen Passwortschutz), dass die Dateien nachträglich unveränderlich sind und dass sie abrufbar und lesbar bleiben.
Aufbewahrungsfristen einhalten
Die Vorgabe, dass die Dateien abrufbar und lesbar sein müssen, klingt im ersten Moment banal, doch du musst bedenken, dass du bei einer Prüfung durch das Finanzamt sieben Jahre alte Unterlagen vorlegen musst. Wenn du auf Dokumente durch technische Änderungen nicht mehr zugreifen kannst, hast du große Probleme. Im schlimmsten Fall wird der Gewinn des Unternehmens geschätzt und auch zusätzliche Strafen sind potentiell möglich.
Nimm die Vorgabe der Abrufbarkeit und Lesbarkeit also unbedingt ernst und achte darauf, dass dies immer gegeben ist.
Digitalisierung konkret umsetzen
Genug der Vorgaben und Prozesse, wie wird die digitale Buchhaltung nun tatsächlich zur Realität? Im Detail kommt das auch darauf an in welcher Branche du tätig bist. Je nachdem, ob du viele Barzahlungen hast, ergeben sich andere Anforderungen, als wenn du als Kleinunternehmer nur wenige Rechnungen schreibst. Bei Barzahlungen sind nochmals besonders die Anforderungen der Registrierkassenpflicht zu beachten.
Metadatenbank aufsetzen
Wenn du alle Prozesse aufgesetzt hast und nun mit der digitalen Buchhaltung starten willst, solltest du zusätzlich eine Metadatenbank anlegen. Hier trägst du ein, welche Dateien wann eingegangen sind, wie diese gespeichert wurden, etc. – so bist du für eine Prüfung durch das Finanzamt perfekt vorbereitet und kannst gleich nachweisen, dass diese Übersicht mit den tatsächlich vorliegenden Dokumenten übereinstimmt.
Cloudlösungen nutzen – DSGVO beachten
Weiters kannst du beginnen Cloud-Lösungen zu nutzen, wobei du hier darauf achten musst, dass die Speicherung und Verarbeitung deiner Unterlagen den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung entsprechen.
Achte also darauf, dass die dafür benötigten Unterlagen von Seiten der Cloud-Betreiber bereitgestellt werden. Dort sollte beispielsweise auch ersichtlich sein, wo deine Daten gespeichert werden (innerhalb Europas oder potentiell in den USA?).
Buchhaltungssoftware
Wenn du dich gleich für die Nutzung professioneller Buchhaltungssoftware entscheidest, so startest du deine papierlose Buchhaltung gleich ganzheitlich. Durch innovative Softwarelösungen hast du die gesamte Buchhaltung im Blick und bist auch rechtlich auf der sicheren Seite. Deinen Steuerberater kannst du selbstverständlich trotzdem wie gewohnt konsultieren – er wird sogar froh sein, deine Daten zukünftig in so strukturierter Form zu erhalten.
Papierlose Buchhaltung – Fazit
Insgesamt bringt die papierlose Buchhaltung große Vorteile mit sich. Die Umstellung von klassischer Buchhaltung auf die digitale Buchhaltung ist zwar einmalig ein durchaus beträchtlicher Aufwand, der nicht zu unterschätzen ist, doch ist dieser Schritt geschafft, kannst du dich auf Kostenersparnisse freuen und dem Order-Stapeln lebe wohl sagen.
Wichtig ist, dass du die Digitalisierung professionell startest, mit klaren Prozessen und idealerweise auch direkt mit praktischen Software-Lösungen, die rechtskonform sind und dich dabei unterstützen, die gesamte Buchhaltung bestens digital erledigen zu können.
Patrizia
Liebe Patrizia,
ich finde es bewundernswert, dass Sie Zeit für den Blog finden.
Sie greifen sowohl allgemeine als auch aktuelle Themen auf und stellen sie gut strukturiert und verständlich dar.
Da ich selbst Unternehmerin bin kann ich Ihren Einsatz nur willkommen heißen.
Freundliche Grüße
Ioana
Wir sind gerade im Begriff ein Start-up zu gründen. Wir diskutierten kürzlich über, wie wir mit der Buchhaltung umgehen. Deine Tipps zur digitalen Buchhaltung sind gut. Weil du hervorhebst, warum das auf keinen Fall halbherzig geschehen sollte. Ich werde deine Argumente mit meinen Partner besprechen. Für uns steht fest das wir die Buchhaltung digital bewältigen wollen.
Ich bin so froh, dass noch mehr Unternehmen papierlos kommen. Und dass die Buchhaltung, in der normalerweise so viel Papier verwendet wird, stärker digitalisiert wird. Es ist gut, sich daran zu erinnern und wie auf dem Artikel geschrieben, dass es wichtig ist, alle Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente einzuhalten, wie zum Beispiel die typischen sieben Jahre für Rechnungen.
Jeder, der mehr zum Thema buchhaltung erfahren möchte, sollte diesen Beitrag lesen! Deshalb werde ich diesen Artikel meinem Partner zeigen. Wir haben neulich darüber gesprochen.
Danke für den Rat, zu überlegen, wie Dokumente an Steuerberater übermittelt werden können. Ich möchte mein Geschäft papierlos machen, aber ich habe noch einige Dinge, die ich herausfinden muss. Ich werde mich mit einem Steuerberater abstimmen, um herauszufinden, wie ich meine Dokumente mit ihm teilen kann, wenn ich papierlos arbeite.
Eine digitale Buchhaltungssoftware ist alles, was ich brauche! Ich möchte meine Buchhaltung digitalisieren, um alles am besten organisieren zu können. Ich werde mich definitiv weiter darüber informieren. Danke für den Beitrag!
Ich finde es eine gute Idee, die Buchhaltung zu digitalisieren. Wie du schreibst, werde ich noch meinen Steuerberater wie gewohnt konsultieren, aber ich glaube, dass eine solche Digitalisierung viel Zeit und Arbeit sparen kann. Danke für den Beitrag, ich werde deine Softwarelösungen checken!
Vielen Dank für den Beitrag zur Digitalisierung in der Buchhaltung. Meine Tante ist Buchhaltungsprogramm begeistert, da sie ihre Buchhaltungsfragen per E-Mail zu ihrer Beratung bzw. Buchhalterin schicken kann. Gut zu wissen, dass man sich so, Kosten für Porto und Druck in Zukunft sparen kann.
Heutzutage macht die Digitalisierung von Dokumenten mein Leben viel leichter. Mein Unternehmen läuft viel leichter und schneller, da wir jetzt alles online machen. Ich habe mich entschieden, meine Buchhaltung machen zu lassen. Dann gibt es eine Sache weniger, worum ich mich kümmern muss.
Benötigt man als Unternehmen eine kompetente Beratung zum Thema Buchhaltung, so kann eine Steuerberatungskanzlei zur Hilfe genommen werden. Diese kann auf sämtliche Fragen professionelle Antworten geben. Darüber hinaus besteht bei Bedarf ebenfalls die Möglichkeit einer kompletten Betreuung.
Durch eine papierlose Buchhaltung spart man auf jeden Fall etwas Stress und Zeit im Vergleich zur „analogen“ Buchhaltung. Allerdings macht das an sich keinen Spaß. Wir haben ein sehr kleines Unternehmen und haben uns vor zwei Jahren dafür entschieden, uns an eine erfahrene Kanzlei für Lohnbuchhaltung zu wenden.
Mein Steuerberater möchte auch auf papierlose Buchhaltung umsteigen. Ich finde das auch viel einfacher, weil ich dann keine Kisten mit immer mehr verblassenden Belegen aufheben muss. Daher ist es auch gut zu wissen, dass eingescannte PDF-Dokumente grundsätzlich akzeptabel sind. Ich werde dann auch auf Scannen umsteigen und alles in einem Ordner auf meinem PC speichern.