Digitale Buchhaltung

Papierlose Buchhaltung – So digitalisierst du deine steuerrelevanten Dokumente

Gestapelte Ordner und Papierberge, die für Chaos sorgen, aber jahrelang aufbewahrt werden müssen – klassische Buchhaltung kann richtig lästig sein. Deshalb widmen wir uns dem Thema der papierlosen Buchhaltung, bei der es einige Regeln zu beachten gilt.

Übergangsphase der traditionellen Buchhaltung zur digitalisierten Buchhaltung

Es ist nur wenige Jahre her, als noch praktisch alle Belege auf Papier gedruckt und versendet wurden. Heute ist es eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnungen einfach online verschickt werden, wobei festzuhalten ist, dass auf Kundenwunsch hin immer auch eine ausgedruckte Rechnung bereitgestellt werden muss.

Papierlose Buchhaltung

Für die Buchhaltung sind auch noch andere Aspekte der Digitalisierung, abseits der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, relevant. So können auch alle Bankbuchungen als CSV-Dateien einfach digital weiterverarbeitet werden und die Prüfung der Zahlungseingänge kann ebenso digital, teilweise sogar automatisiert, erfolgen.

Der Bund ist hier sogar Vorreiter und akzeptiert schon seit mehreren Jahren nur noch digitale Rechnungen, wenngleich diese auch über ein ziemlich kompliziertes System eingereicht werden müssen.

Was ist papierlose Buchhaltung?

Die papierlose Buchhaltung ist gewissermaßen das Meta-Ziel fortschrittlicher Buchhaltung. Völlig auf Papier zu verzichten wird schwierig, das zeigte sich auch schon, als lange Zeit das papierlose Büro angekündigt wurde, nachdem sich die Computer verbreitet haben. Die Buchhaltung zu digitalisieren ist nun allerdings für viele Unternehmen Realität geworden – mit allen Vor- und Nachteilen, die sich daraus ergeben.

Vorteile und Nachteile digitaler Buchhaltung

  • Der größte Vorteil liegt auf der Hand, nämlich, dass die Zeiten der Papier-Massen vorbei sind. Es werden keine Ordner mehr benötigt und somit auch deutlich weniger Lagerplatz, denn schließlich müssen alle Belege für potentielle Finanzprüfungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Abgesehen davon ist es gut für die Umwelt, nicht zahllose Belege auszudrucken.
  • Mit diesen Umstellungen gehen Kosteneinsparungen einher. So fallen keine Portogebühren mehr an, es muss weniger Papier gekauft werden, Druckerpatronen und Kuverts werden eingespart. Ist die digitale Buchhaltung erst einmal etabliert, lässt sich auf diese Weise auch jede Menge Arbeitszeit sparen.
  • Allerdings stellt die digitale Speicherung der Daten auch immer ein gewisses Risiko dar, wenn dies nur halbherzig passiert. Wichtig ist, dass die Speicherung absolut sicher erfolgen muss und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Von Beginn an musst du bei der Umstellung auf papierlose Buchhaltung darauf achten, systematisch und sehr strukturiert vorzugehen. Es ist außerdem unbedingt nötig, immer auf dem neuesten Stand der Anforderungen zu bleiben und gegebenenfalls auf das Fachwissen eines Steuerberaters zurückzugreifen, wenn du dir bei gesetzlichen Vorgaben unsicher bist.

Buchhaltung digitalisieren

Wie machst Du Deine Buchhaltung papierlos?

Wenn du dich entschieden hast die Buchhaltung deines Unternehmens künftig papierlos zu gestalten, solltest du nicht einfach irgendwie damit beginnen. Überlege dir genaue Prozessschritte und dokumentiere diese auch entsprechend für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Du solltest dabei folgende Fragen klären:

  • Welche Belege werden gescannt?
  • Wie werden die Belege gespeichert? (Format, Bezeichnung etc.)
  • Wo werden die Belege gespeichert?
  • Wer hat Zugriff auf die gespeicherten Dokumente?
  • Wie werden die Dokumente zukünftig an Deinen Steuerberater übermittelt?
  • Wie sicherst Du alle Dokumente ausreichend ab?

Wichtig ist dann auch noch die Buchhaltung selbst. Denn wenn du diese bisher teilweise noch auf Papier erstellst, ist es nun auch an der Zeit dich nach einer passenden digitalen Lösungen umzusehen.

Was Du bei der papierlosen Buchhaltung beachten musst

Die strukturierte Vorgehensweise und die klare Kommunikation der neuen Abläufe ist erst der Anfang. Bei der Umstellung auf papierlose Buchhaltung gibt es noch weitere Faktoren, die du im Auge behalten solltest.

Neben den zuvor aufgelisteten Fragen ist etwa auch zu klären, wann die Digitalisierung von Belegen erfolgt. Hier ist eine einfache Möglichkeit, dass immer unmittelbar nach dem Erhalt von Papierbelegen der Prozess der Digitalisierung beginnt und diese sofort entsprechend gescannt und gespeichert werden.

Sicher speichern und rechtliche Vorgaben beachten

Grundsätzlich werden gescannte Dokumente auch vom Finanzamt akzeptiert. Wichtig ist, dass du auch bei diesen Dokumenten alle Aufbewahrungsfristen einhältst, etwa die bei Rechnungen typischen sieben Jahre. Als Format werden auch PDF-Dateien akzeptiert. In Österreich gibt es zudem die Vorgabe, dass digitale Dokumente in genau jenem Format zu speichern sind, in dem sie auch empfangen wurden.

Buchhaltung Daten sichern

Bedenke dabei immer, dass du diese Informationen selbstverständlich nicht irgendwo lokal speichern darfst. Würde das lokale Speichermedium, etwa ein Laptop, beschädigt, könntest du nicht mehr auf die Daten zugreifen und hättest massive Probleme. Wähle also einen sicheren Speicherort, der von deinem Gerät unabhängig ist. Eine weitere Möglichkeit ist es, zusätzlich den Steuerberater zu bitten, ebenso alle Dokumente zu speichern.

Besonders naheliegend ist es, die papierlose Buchhaltung gleich mit einer professionellen Software zu verbinden. Über die Software-Lösung stellst du sicher, dass du immer alles im Blick hast und auch neuesten rechtlichen Vorgaben durch den Softwareanbieter berücksichtigt werden.

Wann ist ein eingescanntes Dokument rechtssicher?

Das Finanzministerium stellt dazu recht allgemein gefasste Aussagen zur Verfügung, etwa, dass PDF-Dokumente grundsätzlich akzeptabel sind. Ein weiterer Faktor ist hier aber auch das Stichwort „GoBD“ – in Österreich besser bekannt als die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die eingehalten werden müssen. In aller Munde waren diese Regelungen besonders durch die Einführung der Registrierkassenpflicht, durch die sichergestellt werden sollte, dass keine Belege mehr „verschwinden“ können, wie es typischerweise der Gastronomie unterstellt wurde.

Rechtliche Vorgaben Buchhaltung

Wichtig ist daher, dass gemäß diesen Vorschriften die Speicherung so erfolgt, dass sie sicher ist (z.B. durch einen Passwortschutz), dass die Dateien nachträglich unveränderlich sind und dass sie abrufbar und lesbar bleiben.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Die Vorgabe, dass die Dateien abrufbar und lesbar sein müssen, klingt im ersten Moment banal, doch du musst bedenken, dass du bei einer Prüfung durch das Finanzamt sieben Jahre alte Unterlagen vorlegen musst. Wenn du auf Dokumente durch technische Änderungen nicht mehr zugreifen kannst, hast du große Probleme. Im schlimmsten Fall wird der Gewinn des Unternehmens geschätzt und auch zusätzliche Strafen sind potentiell möglich.

Nimm die Vorgabe der Abrufbarkeit und Lesbarkeit also unbedingt ernst und achte darauf, dass dies immer gegeben ist.

Digitalisierung konkret umsetzen

Genug der Vorgaben und Prozesse, wie wird die digitale Buchhaltung nun tatsächlich zur Realität? Im Detail kommt das auch darauf an in welcher Branche du tätig bist. Je nachdem, ob du viele Barzahlungen hast, ergeben sich andere Anforderungen, als wenn du als Kleinunternehmer nur wenige Rechnungen schreibst. Bei Barzahlungen sind nochmals besonders die Anforderungen der Registrierkassenpflicht zu beachten.

Metadatenbank aufsetzen

Wenn du alle Prozesse aufgesetzt hast und nun mit der digitalen Buchhaltung starten willst, solltest du zusätzlich eine Metadatenbank anlegen. Hier trägst du ein, welche Dateien wann eingegangen sind, wie diese gespeichert wurden, etc. – so bist du für eine Prüfung durch das Finanzamt perfekt vorbereitet und kannst gleich nachweisen, dass diese Übersicht mit den tatsächlich vorliegenden Dokumenten übereinstimmt.

Cloudlösungen nutzen – DSGVO beachten

Weiters kannst du beginnen Cloud-Lösungen zu nutzen, wobei du hier darauf achten musst, dass die Speicherung und Verarbeitung deiner Unterlagen den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung entsprechen.

DSGVO Buchhaltung

Achte also darauf, dass die dafür benötigten Unterlagen von Seiten der Cloud-Betreiber bereitgestellt werden. Dort sollte beispielsweise auch ersichtlich sein, wo deine Daten gespeichert werden (innerhalb Europas oder potentiell in den USA?).

Buchhaltungssoftware

Wenn du dich gleich für die Nutzung professioneller Buchhaltungssoftware entscheidest, so startest du deine papierlose Buchhaltung gleich ganzheitlich. Durch innovative Softwarelösungen hast du die gesamte Buchhaltung im Blick und bist auch rechtlich auf der sicheren Seite. Deinen Steuerberater kannst du selbstverständlich trotzdem wie gewohnt konsultieren – er wird sogar froh sein, deine Daten zukünftig in so strukturierter Form zu erhalten.

Papierlose Buchhaltung – Fazit

Insgesamt bringt die papierlose Buchhaltung große Vorteile mit sich. Die Umstellung von klassischer Buchhaltung auf die digitale Buchhaltung ist zwar einmalig ein durchaus beträchtlicher Aufwand, der nicht zu unterschätzen ist, doch ist dieser Schritt geschafft, kannst du dich auf Kostenersparnisse freuen und dem Order-Stapeln lebe wohl sagen.

Wichtig ist, dass du die Digitalisierung professionell startest, mit klaren Prozessen und idealerweise auch direkt mit praktischen Software-Lösungen, die rechtskonform sind und dich dabei unterstützen, die gesamte Buchhaltung bestens digital erledigen zu können.

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Patrizia

Gründer und CEO bei webdots GmbH
Patrizia Faschang ist Gründerin und leidenschaftliches Online Marketier bei webdots.at. webdots hat ihren Sitz in Altheim (zwischen Oberösterreich und Salzburg) und ist ein fairer Partner für alle Themen im Bereich Website- & OnlineShop Entwicklung, SEO (Suchmaschinenoptimierung), SEM / AdWords und Online Marketing. Hauptzielgruppe sind Gründer, EPU, KMU und Vereine.

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