Anstellung des 1. Mitarbeiter

In 5 Schritten zur Anmeldung des 1. Mitarbeiters – Steuern, Finanzpolizei, GKK

In 5 Schritten zur Anmeldung des 1. Mitarbeiters – Steuern, Finanzpolizei, GKK
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Man hört immer wieder Fürchterliches über Strafen der Finanzpolizei, die strenge GKK und diversen Überprüfungen zum Lohn- und Sozialdumpinggesetz.

Damit du keine böse Überraschung erleben musst und gut vorbereitet für unliebsamen Besuch bist, habe ich folgende Tipps zusammengestellt.

Ich möchte dich damit sensibilisieren:

  • worauf bei der Anstellung deines ersten Mitarbeiters zu achten ist
  • was zu tun ist
  • welche Aufzeichnungen du führen musst und
  • wie du den Mindestlohn bzw. das Mindestgehalt berechnen kannst
  • sowie wieviel dich dein Mitarbeiter effektiv kostet

1. Anmeldung deiner Mitarbeiter

Mitarbeiter müssen VOR Dienstantritt angemeldet werden! Auch für eine etwaige Probearbeit gehört ein Mitarbeiter angemeldet!

Bitte GANZ WICHTIG: Mitarbeiter müssen VOR Dienstantritt angemeldet werden! Auch für eine etwaige Probearbeit gehört ein Mitarbeiter angemeldet!

Vor Dienstantritt bedeutet zumindest eine Minute bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt. Eine so knappe Anmeldung ist natürlich nur möglich, wenn du diese selbst machst. Sofern du die Lohnverrechnung von jemand Externem machen lässt, musst du dies bereits frühzeitig bekannt geben, um kein Risiko einzugehen.

Verpflichtend VOR Dienstantritt ist zumindest eine Mindestangabenanmeldung, welche nur folgende Daten beinhaltet:

  • Dienstgebernummer
    (Diese muss zuvor bei der zuständigen GKK beantragt werden, in OÖ ist dies telefonisch möglich, bei allen anderen findest du den Online-Antrag auf der jeweiligen Homepage der Landesstelle. In Salzburg kann der Antrag via Online-Portal gestellt werden.)
  • Name des Dienstgebers
  • Name des Dienstnehmers
  • Geburtsdatum des Dienstnehmers
  • Arbeitsbeginn (Datum)
  • Beschäftigungsort (PLZ und Ort)

Diese Meldung kann direkt über ELDA Online erfolgen oder das entsprechende Formular an die GKK gefaxt werden (dies ist nur erlaubt, wenn dir die Online-Übermittlung nicht möglich ist).

Eine Vollanmeldung muss dann innerhalb von 7 Kalendertagen erfolgen. Wenn der Dienstbeginn ein Montag ist, muss die Vollanmeldung bis Sonntag (nicht erst bis zum darauffolgenden Montag) erfolgen.

Die Finanzpolizei ist mittlerweile sehr aktiv. Wenn diese überraschenderweise vor der Tür steht und einen nicht angemeldeten Mitarbeiter vorfindet, kostet dies beim ersten Vergehen pro Mitarbeiter schnell zwischen € 2.000,- und € 2.500,- Außerdem erfolgt automatisch eine Anzeige an das Strafamt.

Wie bereits eingangs erwähnt sind Mitarbeiter auch für die Verrichtung von Probearbeiten anzumelden. Anders ist dies beim reinen Schnuppern. Schnuppern bedeutet aber, dass der Mitarbeiter keinen Handgriff tätigt, sondern rein beobachtet und zuhört. Wenn also die Finanzpolizei kommt, werden üblicherweise auch sofort Fotos gemacht. Sollte dabei festgehalten werden, dass die nicht angemeldete Person tätig war, ist der Gegenbeweis, dass es sich um ein reines Schnuppern gehandelt hat, kaum mehr möglich. Hierbei gibt es aus dem heurigen Jahr eine gerichtliche Entscheidung, dass es die Pflicht des Dienstgebers ist zu überwachen, dass eine nicht angemeldete Person nicht tätig wird. Ist der Dienstgeber daher nicht anwesend und ein Mitarbeiter lässt den Schnupperer arbeiten, dann trifft das Verschulden trotzdem den Dienstgeber.

Daher ist es ratsam, besser einmal zu viel anzumelden als einmal zu wenig. Eine Anmeldung kann jederzeit storniert werden. Eine Nachmeldung ist, wenn man „erwischt“ wurde, nicht mehr möglich.

Die Bezahlung eines Probearbeiters ist unabhängig von der Anmeldung. Auch wenn ein kostenloses Probearbeiten vereinbart wurde, ist die Person anzumelden.

Grundsätzlich sollte auch mit Bewerbern im Vorfeld geklärt werden, wer etwaige Kosten (wie die An- und Abreise) trägt, da der Bewerber bei fehlender Vereinbarung einen Kostenersatz fordern könnte.

2. Die Arbeitszeitaufzeichnung

Die Arbeitszeitaufzeichnung je Mitarbeiter ist unbedingt am Arbeits- bzw. jeweils am möglichen Kontrollort aufzubewahren (nicht in einem etwaigen Büro an einem anderen Standort).Die Arbeitszeitaufzeichnung je Mitarbeiter ist unbedingt am Arbeits- bzw. jeweils am möglichen Kontrollort aufzubewahren (nicht in einem etwaigen Büro an einem anderen Standort).

Wenn die Finanzpolizei kommt, werden die entsprechenden Aufzeichnungen gefordert und wird ein Bußgeld bei Nichtvorlage fällig.

Die Aufzeichnungen müssen tagesaktuell geführt werden und es muss daraus hervorgehen, wie viele Stunden die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten, um nachvollziehen zu können, ob diese geringfügig oder Teilzeit anzumelden sind. Das bedeutet, dass für jede/n Arbeitnehmer/in der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie der Ruhepausen aufzuzeichnen sind. Daraus müssen neben der Tagesarbeitszeit auch die Wochenarbeitszeit, die tägliche Ruhezeit und die wöchentliche Ruhezeit hervorgehen.

Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden.

Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben die Arbeitgeber/innen keine zusätzlichen Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, sondern lediglich die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen. Abweichungen von dieser Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.

3. Neuerung aus dem Lohn- und Sozialdumping Gesetz

Nun noch ein kurzer Einblick zu dem seit 01.01.2015 stark verschärften Lohn- und Sozialdumping-Gesetz.

Personen, die in Österreich im Rahmen eines Dienstverhältnisses tätig werden, müssen entsprechend den österreichischen Regeln entlohnt werden. Hintergrund ist, dass sonst günstigere Arbeitskräfte aus dem Ausland bevorzugt werden.

In der Vergangenheit reichte eine Bezahlung des kollektivvertraglichen Mindestlohns.

2015 wurde dies verschärft:

  • ob die in Österreich meist vorgeschriebenen Sonderzahlungen beglichen werden (zumindest aliquot für den Einsatzzeitraum in Österreich)
  • ob das Stundenausmaß mit dem kollektivvertraglichen Lohn übereinstimmt
  • ob etwaige Überstunden auch entsprechend bezahlt werden – dazu eben die verpflichtende Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen.

Oft wurden ausländische Mitarbeiter zwar mit dem Mindestlohn entlohnt, mussten aber viel mehr Stunden arbeiten, als durch den Mindestlohn gedeckt waren, was weiterhin zu einer Einsparung für den Dienstgeber durch die Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte führte.

4. Berechnung Lohn/Gehalt

Woher weiß ich, wie viel ich meinen Mitarbeitern bezahlen muss?

Woher weiß ich, wie viel ich meinen Mitarbeitern bezahlen muss?

Die meisten Kollektivverträge sind auf der Homepage der Wirtschaftskammer zu finden.

Man nimmt den Kollektivvertrag der eigenen Branche, stuft den Mitarbeiter entsprechend seiner vorgesehenen Tätigkeit ein, und berücksichtigt dann die vom Mitarbeiter am besten schriftlich gegebenen anrechenbaren Vordienstzeiten.

Bei Schwierigkeiten hilft die Wirtschaftskammer gerne weiter – also besser einen kurzen, kostenlosen Kontrollanruf tätigen und alles abklären.

Wie berechne ich das Mindestgehalt von Teilzeitmitarbeitern?

Kollektivvertraglicher Mindestlohn für Vollzeit (lt. Kollektivvertrag in der Regel 40 oder 38,5 Wochenstunden) / (4,33*Stunden bei Vollzeit) * (4,33*geplante Ist-Stunden)

Was kostet mich der Mitarbeiter effektiv?

Was kostet mich der Mitarbeiter effektiv?

Hinzukommen etwaige Überzahlungen aufgrund der Qualifikationen, Zulagen, Überstundenpauschalen und natürlich die Sonderzahlungen (Weihnachtsremuneration und Urlaubsgeld).

Weiters müssen, ausgehend vom Bruttogehalt, noch Sozialversicherungsbeiträge, Kommunalsteuer (3% in Salzburg), Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (4,5%) und ein Zuschlag zum DB (0,42% in Salzburg) bezahlt werden.

Hilfreich ist der Rechner vom Bundesministerium für Finanzen: http://onlinerechner.haude.at/bmf/brutto-netto-rechner.html

5. Excel zur Stundensatz-Berechnung


Nicht berücksichtigt werden hierbei Kosten wie die zur Verfügungstellung eines Arbeitsplatzes, Arbeitsmittel, Fortbildungskosten, uÄ benötigt weren.

Für einen kalkulatorischen Wert, sprich: der Betrag, der Auftraggebern für die vom Mitarbeiter geleistete Stunde verrechnet werden muss, sind auch Nichtanwesenheitszeiten wie Urlaub, Feiertage, Krankenstand, usw. zu berücksichtigen.

Wenn du unsere Blogbeitrag teilst, dann bekommst du Zugriff zum kleinen Helferlein der Stundensatz-Berechnung. DANKE!

Dies war ein kurzer Einblick in die Thematik der Mitarbeiter-Anstellung, welche keine individuelle Beratung ersetzt!

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Verena Gutwirth ist Steuerberaterin, Unternehmensberaterin und Mental- sowie Business-Coach in ihrer Kanzlei Gutwirth Consulting. Ihre Leidenschaft ist es Menschen in ihrem beruflichen und privaten Werdegang zu unterstützen und zur Höchstform zu bringen, um ein glückliches und erfolgreiches Leben zu führen.

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    Gerade musste ich schockiert feststellen, dass es schon fast 3 Jahre her sind. Bereits im September 2012 habe ich den Schritt gewagt und den 1. Mitarbeiter angestellt (damals noch als EinPersonenUnternehmen) -  über der Geringfügigkeitsgrenze ;-) Mittlerweile sind wir bei webdots 4 Teamplayer (mit mir) und ich hab einige personelle…
  • 10000
    Ja! Genau so einfach wie es sich anhört, ist es als EPU (Ein-Personen-Unternehmen) eine Unterstützung zu erhalten - man muss einfach nur den ersten Mitarbeiter anstellen :-) Vorerst sogar unbefristet verlängert. juheee! Die groben Anforderungen für den Bezug dieser Lohnnebenkosten Förderung für den ersten Mitarbeiter: alle Arbeitgeber (sofern du oder…

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